Mejl hamnar i skräpposten: orsakerna i den ordning de spelar roll
De flesta letar efter fel i mejltexten när något hamnar i skräpposten. Orsaken sitter oftare i domänen, reputationen och volymerna. Här är ordningen att felsöka i.
Varför hamnar mejl i skräpposten?
När mejl hamnar i skräpposten beror det oftast på att mottagarens system inte litar på avsändaren. Orsakerna, i fallande ordning: saknad eller felaktig domänautentisering, dålig reputation, för höga volymer, adresser som inte finns och sist innehållet. Själva texten väger minst, även om det är den man brukar ändra först.
Det är motsatsen till vad de flesta tror. När ett viktigt utskick försvinner börjar man granska ämnesraden, byter ett ord, tar bort en länk. Det känns konkret. Men filtret hade ofta bestämt sig innan det ens läste texten.
Gå därför igenom orsakerna uppifrån och ned. Då slipper du lägga en eftermiddag på att formulera om ett mejl som aldrig hade en chans.
1. Domänautentisering: det första filtret tittar på
Tänk dig att någon ringer från ett okänt nummer och säger sig vara din bank. Du vill kunna kontrollera det. Mottagarens mejlsystem gör samma sak, och kontrollen sker med tre DNS-poster på din domän.
- SPF är en lista över vilka servrar som får skicka mejl i domänens namn.
- DKIM är en digital signatur som visar att mejlet inte ändrats på vägen och att avsändardomänen står bakom det.
- DMARC talar om vad mottagaren ska göra när SPF eller DKIM inte stämmer, och kopplar kontrollerna till den adress som syns i fältet Från.
Det vanligaste felet är inte att posterna saknas helt. Det är att de är ofullständiga. Du har ställt in SPF för Google Workspace, men sedan har någon kopplat på ett nyhetsbrevsverktyg eller ett CRM som också skickar mejl från samma domän, och det verktyget finns inte med på listan. En del av dina mejl klarar kontrollen, resten gör det inte. Det är svårt att upptäcka eftersom de mejl du själv skickar för hand ser fina ut.
Gmail och Yahoo ställer dessutom krav på autentisering, bland annat DMARC, för den som skickar i större omfattning. Att hoppa över steget är därför en dålig idé även om du ligger under de gränserna. Hur posterna sätts upp, steg för steg, går vi igenom i vår guide till SPF, DKIM och DMARC.
Ett enkelt test utan verktyg: skicka ett mejl från din vanliga adress till ett Gmail-konto, öppna det och välj Visa original. Högst upp står SPF, DKIM och DMARC med resultatet PASS eller FAIL. Allt annat än PASS på alla tre är din första åtgärd.
2. Reputation: varför hamnar vissa mail i skräppost när andra går fram?
Det här är frågan bakom många sökningar, och svaret är att varje avsändardomän har ett rykte. Mottagarsystemen bygger det på vad som hänt tidigare: hur många som markerat dina mejl som skräp, hur många som studsat, hur många som svarat, och om du plötsligt börjar skicka mycket mer än förut.
Därför kan två kollegor på samma företag få helt olika resultat. Den ena skickar vanliga offerter till kunder som svarar. Den andra skickar kalla utskick till personer som aldrig hört talas om företaget. Om de delar domän delar de också rykte, och den andras utskick drar ned den förstas offerter.
Två saker följer av det. Skicka aldrig prospekteringsmejl från den domän och de inkorgar du använder till kunder och rekommendationer. Och en helt ny domän har inget rykte alls, vilket filtren behandlar med misstänksamhet. Den behöver värmas upp, alltså byggas upp gradvis med lite trafik och riktiga svar, innan den får bära några volymer.
3. När mejl hamnar i skräpposten för att du skickar för mycket, för fort
Föreställ dig en inkorg som skickar tio mejl om dagen i flera veckor och sedan, en tisdag, fyrahundra. Inget i innehållet behöver vara fel. Mönstret räcker. Det ser ut som ett kapat konto eller ett massutskick, och filtret agerar därefter.
Så här arbetar vi i våra utskick: egna domäner som värms upp i förväg, få mejl per inkorg och dag, korta sekvenser i tre steg och aldrig massutskick. Det går långsammare på papperet. Men en bränd domän kostar mer tid än den sparar, och det är lättare att hålla ett gott rykte än att bygga upp ett nytt.
Undrar du om kall e-post skulle fungera på just din marknad kan du boka ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter. Vi går bland annat igenom hur stor marknaden är och kontrollerar dina SPF, DKIM och DMARC.
4. Adresser som inte är kontrollerade
Skickar du till en adress som inte finns får du en studs tillbaka. En enstaka studs spelar ingen roll. Men en hög andel studsar berättar för mottagarsystemen att du skickar utan att veta vem du skickar till, och det är precis vad oseriösa avsändare gör.
Kontrollera därför varje adress innan den får ett mejl. Pausa utskicken direkt om studsarna ökar, och ta bort de adresser som studsat så att de inte får ett andra försök. Det är tråkigt arbete, men det är billigare än att reparera ett förstört rykte.
5. Innehållet: viktigt, men sist i raden
Listorna med förbjudna ord, som "gratis" och "garanterat", är till största delen skrock. Moderna filter väger många signaler samtidigt, och ett enskilt ord avgör sällan något. Det som kan skada är mönster:
- många länkar, eller länkar via förkortningstjänster
- bilder, bilagor och spårningspixlar i ett första mejl
- exakt samma text till många mottagare
- en ämnesrad som lovar något som mejlet inte håller
Ett kort mejl i vanlig text, med en tydlig poäng och personlig anknytning till mottagaren, klarar sig oftast bra. Det är dessutom bättre skrivet. Hur du lägger upp det beskriver vi i vår guide till kall e-post i B2B.
Varför hamnar mail i skräppost i Outlook?
Outlook och Microsoft 365 har egna filter, och många företag lägger dessutom på regler som deras IT-ansvarig bestämt. Orsakerna är ändå desamma som ovan: autentisering, rykte och volym.
Sitter du på mottagarsidan går det snabbt att rätta till. Markera mejlet som Inte skräppost och lägg avsändaren bland betrodda avsändare. Sitter du på avsändarsidan hjälper det mindre, eftersom du inte kan be tusen mottagare göra det. Då är det din egen konfiguration som gäller. Och Gmails flik Kampanjer är inte skräppost, men den ger lika dålig synlighet för ett personligt mejl. Ett kort mejl i ren text hamnar oftare i den vanliga inkorgen.
Så åtgärdar du när mejl hamnar i skräpposten
- Kontrollera SPF, DKIM och DMARC via Visa original i Gmail. Rätta alla FAIL, och lägg in alla verktyg som skickar i din domäns namn.
- Stäng av eller minska utskicken tills autentiseringen fungerar. Fler mejl in i ett trasigt system gör skadan större.
- Se över rykte och studsar: hur många har studsat, hur många har svarat. Stäng av adresser som studsar.
- Dra ned volymen per inkorg och dag och bygg upp den gradvis.
- Först därefter: korta ned texten, ta bort bilagor och extra länkar.
Börja med att skicka ett testmejl från den adress du prospekterar med till ditt eget Gmail-konto och läs resultatet under Visa original. Står det PASS på alla tre ligger felet sannolikt längre ned i listan. Står det FAIL någonstans har du hittat det.
Vanliga frågor
Varför hamnar mail i skräppost i Outlook?
Outlook och Microsoft 365 har egna filter, och många företag har egna regler ovanpå. Orsakerna är oftast bristande autentisering, svagt rykte eller för snabbt ökande volymer. Som mottagare kan du markera mejlet som Inte skräppost och lägga avsändaren bland betrodda avsändare.
Spelar innehållet i mejlet någon roll för om det hamnar i skräpposten?
Ja, men mindre än de flesta tror. Enskilda ord avgör sällan något. Många länkar, bilagor, spårningsbilder och identisk text till många mottagare väger tyngre. Autentisering, rykte och volym bör du kontrollera först.
Hur kontrollerar jag om SPF, DKIM och DMARC fungerar?
Skicka ett mejl till ett Gmail-konto, öppna det och välj Visa original. Högst upp visas resultatet för SPF, DKIM och DMARC. Alla tre ska stå som PASS.