Separat domän för utskick: så väljer och sätter du upp den
Kall e-post ska inte gå från bolagets huvuddomän. Här går vi igenom varför, hur du väljer domännamn, vilka steg som ska göras och hur många inkorgar du behöver.
Varför du behöver en separat domän för utskick
En separat domän för utskick skyddar bolagets huvuddomän. Kall e-post brukar ge fler spamklagomål och studsar än vanlig korrespondens. Om det drabbar huvuddomänen riskerar även offerter, fakturor och mejl till befintliga kunder att hamna i skräpposten. Med en egen domän stannar skadan där den uppstod.
Tänk dig att en säljare skickar en första våg från exempelbolag.se. Några mottagare markerar mejlet som skräppost, några adresser visar sig vara döda, och efter ett par dagar börjar mejl från ekonomiavdelningen hamna i kundernas skräppostmappar. Ingen har gjort något uppenbart fel. Men avsändarryktet sitter på domänen, och det är just den domänen som alla dina vanliga mejl delar. Att reparera ryktet tar tid, och under tiden går det inte att veta vilka kundmejl som aldrig nådde fram.
Därför är regeln enkel: mejl där du inte vet hur mottagaren reagerar skickas inte från samma domän som mejl där relationen redan finns. Det gäller även om du skickar få mejl och är försiktig. Försiktighet minskar risken, men tar inte bort den. Små volymer och riktade mejl gör att den nya domänen mår bättre, men det är separationen som gör att ett misstag blir ett begränsat misstag.
Så väljer du domännamn
Namnet ska vara igenkännbart. Mottagaren som skriver in domänen i webbläsaren ska förstå vem som skickat mejlet. Ett namn som inte går att koppla till ditt bolag ser ut som just det många tror att kall e-post är.
Några tumregler som fungerar:
- Ta bolagsnamnet och lägg till ett ord före eller efter, till exempel getexempelbolag.se eller exempelbolag-team.se.
- Välj landsändelsen som motsvarar marknaden. Säljer du till Sverige är .se naturligt, och .com fungerar som alternativ. Undvik udda ändelser som sällan används i affärssammanhang.
- Undvik bindestreck mitt i namnet, siffror och långa konstruktioner. Det ser misstänkt ut och är svårt att säga högt.
- Kolla att domänen inte har en historia. En begagnad domän kan bära med sig ett dåligt rykte som du inte ser förrän det är försent.
Låt webbadressen på den nya domänen skicka vidare till bolagets riktiga webbplats. Då hamnar den som klickar eller söker upp domänen på rätt ställe, och det visar att avsändaren är verklig.
Subdomän eller helt egen domän?
Ibland föreslås en subdomän, till exempel mejl.exempelbolag.se. Det går att göra, och det är bättre än att skicka från huvuddomänen. Men en subdomän hör ihop med huvuddomänen, och mottagande system kan låta ryktet påverka varandra åt båda håll. En helt egen domän är renare.
Vår rekommendation: välj en egen domän så fort kall e-post är en återkommande kanal. En subdomän räcker som ett första steg om du bara ska pröva i liten skala och inte vill köpa något nytt ännu. Räkna då med att byta upplägg om volymerna växer.
Så sätter du upp en separat domän för utskick, steg för steg
Ordningen spelar roll. Gör du den i omvänd ordning skickar du mejl innan autentiseringen är på plats.
- Registrera domänen hos en registrar du redan använder eller litar på. Aktivera automatisk förnyelse, så att domänen inte försvinner om någon missar en faktura.
- Skaffa e-posttjänst för domänen. Det kan vara samma leverantör som bolaget använder i dag, eller en annan. Det viktiga är att domänen har riktiga inkorgar och MX-poster, så att svar tas emot och domänen beter sig som en vanlig mejldomän.
- Lägg in SPF. Det är en textpost i DNS som anger vilka servrar som får skicka mejl för domänen. En domän ska ha en enda SPF-post, annars fungerar den inte.
- Aktivera DKIM. Din e-posttjänst ger dig en nyckel som du lägger in i DNS. Den gör att mottagaren kan se att mejlet inte ändrats på vägen.
- Skapa en DMARC-post. Börja med policyn none och en adress där du får rapporter. När du sett att allt legitimt går igenom kan du skärpa den.
- Skicka testmejl till några egna adresser hos olika leverantörer och granska mejlhuvudet. Där syns om SPF, DKIM och DMARC godkänts.
- Värm upp inkorgarna innan de används på riktigt.
Varje domän har sina egna poster. Det som är rätt inställt på huvuddomänen gäller inte automatiskt här, och det är ett av de vanligaste misstagen. Känns SPF, DKIM och DMARC som ett främmande språk finns en genomgång för dig som inte är tekniker: SPF, DKIM och DMARC förklarade.
Uppvärmningen tar tid och kan inte skyndas på. Nya domäner saknar historik, och det ser mottagande system som en varningsflagga i sig. Hur du trappar upp utan att hamna i skräpposten beskriver vi i artikeln om uppvärmning av e-postkonto.
Hur många inkorgar behöver du?
Det finns inget magiskt tal, men principen är tydlig: hellre många inkorgar med få mejl vardera än få inkorgar som skickar mycket. Det liknar vanlig mänsklig mejlning, och om en inkorg får problem drabbas inte hela utskicket.
Som utgångspunkt fungerar två eller tre inkorgar per domän. Fler än så på samma domän gör att en enda dålig vecka sprider sig till alla. Behöver du större kapacitet registrerar du ytterligare en domän i stället för att packa fler inkorgar på den första.
Räkna bakifrån. Bestäm hur många mottagare du vill nå i veckan, dela med antalet arbetsdagar och sedan med den låga dagsgräns du vill hålla per inkorg. Resultatet blir antalet inkorgar, och därmed antalet domäner. Är svaret orimligt stort för ditt bolag är det ofta ett tecken på att målgruppen är för bred, inte att du behöver mer infrastruktur.
Namnge inkorgarna som riktiga personer: förnamn, efternamn, rimlig signatur. Skicka inte från info@ eller sales@. Mottagaren ska kunna svara till någon.
Så här gör vi själva: ModoLeads skickar från egna domäner som värms upp i förväg, med få mejl per inkorg och dag, och kundens egen domän och inkorgar används inte. Samma logik gäller om du sköter allt internt. Väger du att lämna över hela jobbet, med domäner, uppvärmning och hantering av svar, finns en beskrivning av hur ModoLeads arbetar. Det är ett val, inte ett krav.
Vad du ska hålla ordning på efteråt
En domän är inte klar när den är uppsatt. Titta regelbundet på studsar, svar som säger att adressen inte finns och hur många som markerar mejlet som skräp. Om något av det ökar, pausa inkorgen och leta orsak innan du skickar mer. Vilka orsaker som är vanligast, och i vilken ordning de brukar spela roll, går vi igenom i Mejl hamnar i skräpposten.
När någon svarar och vill prata, flytta samtalet till bolagets vanliga adress i mötesinbjudan. Då hamnar den fortsatta dialogen på huvuddomänen först när relationen är verklig.
Håll också nere mejlet självt. En perfekt uppsatt domän hjälper inte om texten är en bredsida till hundratals olika mottagare. Hur du skriver mejl som faktiskt får svar finns i Kall e-post B2B.
När du inte behöver en separat domän för utskick
Det finns lägen där det är onödigt. Skickar du några enstaka personliga mejl i veckan till människor du har en konkret anledning att kontakta, till exempel någon du träffat eller blivit hänvisad till, är det i praktiken vanlig korrespondens. Då räcker huvuddomänen, förutsatt att SPF, DKIM och DMARC är rätt inställda.
Gränsen går vid regelbundenhet och mottagare som inte känner dig. När du börjar skicka systematiskt till okända, även i små volymer, är det dags att skilja på domänerna. Det kostar en domänavgift och en stunds arbete. Att förlora leveransen på huvuddomänen kostar betydligt mer.
Börja med att öppna ett mejl du skickat från huvuddomänen, titta på mejlhuvudet och se om SPF, DKIM och DMARC står som godkända. Rättar du det först och registrerar den andra domänen direkt efteråt har du grunden på plats innan första utskicket.
Vanliga frågor
Kan jag använda en subdomän i stället för en egen domän?
Ja, en subdomän är bättre än att skicka från huvuddomänen. Men ryktet kan påverka varandra mellan subdomän och huvuddomän, så en egen domän är säkrare om kall e-post blir en löpande kanal.
Hur många inkorgar ska jag ha per domän?
Två eller tre inkorgar per domän är en rimlig utgångspunkt. Behöver du nå fler mottagare lägger du till en ny domän i stället för fler inkorgar på samma.
Ska den separata domänen se ut som mitt bolagsnamn?
Ja, mottagaren ska kunna känna igen avsändaren. Använd bolagsnamnet med ett kort tillägg och låt domänens webbadress skicka vidare till din riktiga webbplats.