Mötesbokning B2B: vad det innebär att lämna över bokningen
Vem läser svaren, vem avgör vad som är ett bra möte och vad får din säljare i handen? Så fungerar mötesbokning när du lämnar över den.
Mötesbokning B2B: vad innebär det att lämna över bokningen?
Att lägga ut mötesbokning b2b betyder att någon annan hittar rätt personer, skriver till dem, läser och besvarar svaren och bokar in de aktuella i din kalender. Du tar över först när mötet är bokat. Kvaliteten avgörs av vem som läser svaren och efter vilka kriterier någon får en tid hos dig.
Det låter enkelt. Men mellan det första mejlet och en kalenderinbjudan händer flera saker som du som köpare sällan ser, och det är där skillnaden mellan en bra och en dålig leverantör sitter.
Vem svarar när någon svarar?
Den här frågan ställs för sällan. Ett utskick som fungerar ger svar av väldigt olika slag: ett vänligt "intressant, hör av dig i höst", ett "fel person, prata med vår inköpschef", ett irriterat "ta bort mig" och ibland ett riktigt ja. Om ingen läser dem med omdöme går de bästa förlorade.
Tänk dig en inköpschef som svarar: "Vi har just förnyat avtalet, men hör av dig i januari." En automatik registrerar ett nej. En människa ser ett varmt nej med ett datum, och en kontakt som ska tas upp igen då. Eller en person som pekar vidare till en kollega, som i sin tur behöver ett eget, anpassat mejl.
Fråga därför rakt ut: läser en människa varje svar? Hur snabbt besvaras de? Och på vilket språk? Svarar leverantören på svenska när mottagaren skrev på svenska, eller halkar tonen över i något som inte låter som ditt bolag?
Hos oss gäller att alla svar läses och besvaras. De som passar målgruppen och vill prata bokas in i kundens kalender. Det är inte märkvärdigt, men det är just den delen som massutskick hoppar över. Vill du förstå skillnaden i grunden kan du läsa om hur kall e-post skrivs för att ge svar och möten.
Så avgör man vad som är ett kvalificerat möte
Här går de flesta samarbeten snett. Leverantören räknar bokade möten. Du räknar möten som leder någonstans. Det är två olika tal, och om ni inte skrivit ner skillnaden i förväg kommer ni att bråka om den.
B2B-affärer har ofta långa köpprocesser med flera personer inblandade. Ett möte med någon som saknar mandat är inte värdelöst, men det är inte samma sak som ett möte med den som sitter på budgeten. Därför bör kvalificeringen vila på sådant som går att kontrollera:
- Rätt bransch, storlek och region, enligt den idealkund ni kommit överens om.
- Rätt roll: någon som fattar beslutet eller direkt påverkar det.
- Ett uttalat intresse av att prata, inte bara ett artigt svar.
- Ingen uppenbar krock, till exempel att bolaget nyss bundit sig hos en konkurrent.
Skriv ner dina egna kriterier innan du pratar med någon leverantör. Fem rader räcker. Har du dem på papper blir både offerten och uppföljningen mer ärliga.
Och bestäm vem som har sista ordet. Om leverantören bokar ett möte som du tycker är fel ska du kunna säga det och få kriterierna justerade, inte bara få en förklaring.
Vad som ska landa i din kalender
En kalenderinbjudan med bara en tid och ett namn är nästan ingenting. Din säljare ska inte gå in kallt i ett samtal med någon hen aldrig hört talas om.
Det minsta du bör kräva är en kort sammanfattning av vem personen är: roll, bolag och vad som sades i mejlväxlingen. Det sista är viktigast. Om mottagaren skrev "vi har problem med lång ledtid på offerter" ska det stå där, med personens egna ord, eftersom det är den ingången samtalet bör börja i.
Det hjälper också att veta hur mötet kom till. Svarade personen på första mejlet, eller först efter två uppföljningar? Någon som tackat ja direkt kan vara en annan sorts samtalspartner än någon som övertygats stegvis, och det påverkar hur du förbereder dig.
Fundera sedan på själva överlämningen. Vem skickar kalenderinbjudan, du eller leverantören? Vem hanterar ombokningar? Det är små saker, men en mottagare som får tre olika avsändare på en vecka tappar förtroendet innan ni setts.
Vad du bör kräva innan du skriver på mötesbokning b2b
Några frågor skiljer ett genomtänkt arbetssätt från aktivitet som bara ser bra ut i en rapport.
Vilken avsändare används? Skickas utskicken från din egen domän och dina egna inkorgar kan ett dåligt rykte följa med in i din vanliga mejltrafik. Ett seriöst upplägg använder separata domäner som värms upp i förväg och skickar få mejl per inkorg och dag. Varför avsändarens rykte spelar så stor roll beskrivs i vår genomgång av varför mejl hamnar i skräpposten.
Vem skriver texterna, och får du godkänna dem? Det är ditt bolag som talar. Du ska se varje variant innan något går ut, och texten ska låta som ett bolag i Sverige, inte som en översättning.
Hur byggs mottagarlistan? Fråga om kontakterna kontrolleras en och en innan de tas med. En lista som bara är stor är sällan en bra lista.
Hur långa är sekvenserna? Korta, tre steg, är ett gott tecken. Tio påminnelser till samma person är ett dåligt.
Hur ser avtalet ut? Ett årsavtal med en leverantör du inte provat är en onödig risk. En begränsad testperiod till fast pris är lättare att utvärdera. ModoLeads erbjuder en testperiod på tre månader till fast pris, och inga årsavtal.
Om du redan nu väger att lämna ut hela jobbet kan en genomgång av hur ModoLeads arbetar ge dig en jämförelsepunkt, även om du till slut väljer någon annan.
Vad du fortfarande äger själv
Att lämna över bokningen lämnar inte över försäljningen. Det är lätt att glömma när det första mötet är bokat och allt känns löst.
Mötet måste hållas av någon som kan sälja. Uppföljningen, offerten och beslutet ligger kvar hos dig och ditt team. Om en bokad kontakt väntar tre dagar på svar är det inte leverantörens fel att affären kallnar, även om samarbetet då lätt får skulden för att "inte fungera".
Du behöver också ge feedback. Efter varje möte: var det rätt person? Var behovet verkligt? Några rader räcker. Utan återkopplingen kan ingen justera målgruppen eller budskapet, och det är justeringen som gör att andra månaden kan bli bättre än den första.
Vill du se hur mötesbokningen passar in i ett större flöde, läs vår text om leadgenerering B2B och vad som faktiskt räknas.
När det inte är rätt att lägga ut det
Ibland är det bättre att vänta. Om du inte vet vem din idealkund är, om erbjudandet ännu inte är tydligt formulerat eller om ingen har tid att ta emot möten, hjälper ingen leverantör. Då får du bokade tider som ingen kan använda.
Likaså om din försäljning till stor del bygger på långvariga relationer där första kontakten måste komma via en gemensam bekant. Kall kontakt kan då fungera som komplement, men sällan som ersättning.
Börja med att skriva ner din definition av ett kvalificerat möte i fem rader: bransch, storlek, roll, intresse och vad som utesluter. Låt sedan varje leverantör svara på hur de skulle tillämpa just de raderna.
Vanliga frågor
Vem svarar på svaren när man lägger ut mötesbokning?
Det bör vara en människa som läser varje svar och besvarar det på mottagarens språk. Den personen skiljer ett varmt "hör av dig i januari" från ett nej och bokar bara in dem som passar målgruppen och vill prata.
Vad ska en bokad tid innehålla när den kommer i kalendern?
Minst en kort sammanfattning av vem personen är, vilken roll hen har och vad som sagts i mejlväxlingen. Gärna med mottagarens egna ord om behovet, så att säljaren kan börja samtalet på rätt ställe.
Hur definierar man ett kvalificerat möte?
Skriv ner kriterierna i förväg: bransch, storlek, region, roll och uttalat intresse, samt vad som utesluter. Då räknar du och leverantören samma sak, och du kan justera målgruppen om mötena inte håller måttet.