Uppföljningsmejl i B2B: tre mejl, rätt avstånd och vad som ska stå i dem
Två uppföljningar efter första mejlet räcker. Här är avstånden mellan dem och vad varje mejl ska säga, så att du slipper skriva "ville bara påminna".
Uppföljningsmejl: hur många och med vilket mellanrum
Skicka två uppföljningsmejl efter det första, alltså tre mejl totalt. Vänta tre till fyra arbetsdagar efter det första och fem till sex arbetsdagar efter det andra. Varje mejl ska tillföra något nytt och sluta med en fråga som är lätt att besvara. Därefter lägger du kontakten åt sidan.
Det är en rekommendation, inte en naturlag. Men den bygger på en enkel iakttagelse: den som inte svarar på första mejlet har oftast inte tagit ställning. Mejlet kom en dålig dag, eller hamnade under tio andra. En uppföljning ger det en ny chans. En fjärde, femte och sjätte ger framför allt irritation.
Varför ett enda mejl sällan räcker, och varför fem är för mycket
Den som sitter som inköpsansvarig, vd eller säljchef får ditt första mejl en tisdag mitt i en vecka som redan är full. Mejlet blir läst i förbigående, eller inte alls. Det betyder inte nej.
Samtidigt finns en gräns. Fortsätter du efter tre mejl börjar du likna det många av våra läsare själva har tröttnat på: utskick som mäter aktivitet i stället för svar. Det skadar också avsändaren på sikt. Om flera mottagare markerar dig som skräp påverkar det hur dina nästa mejl tas emot, något vi går igenom i artikeln om varför mejl hamnar i skräpposten.
Korta sekvenser i tre steg är också så vi själva arbetar med kall e-post. Aldrig massutskick, alltid få mejl per inkorg och dag.
Uppföljningsmejl steg för steg: tre mejl i en tråd
Förutsättningen är att det första mejlet redan är bra. Skriver du det efter stegen i guiden om hur man skriver ett säljmejl har du en tydlig mottagare, en konkret anledning att höra av dig och en enkel fråga. Då bygger de två följande på det.
- Dag 1: det första mejlet, med en kort anledning och en fråga.
- Dag 4 eller 5 (arbetsdagar räknas): uppföljning ett, med en ny vinkel.
- Dag 10 eller 11: uppföljning två, med ett enkelt sätt att säga nej eller peka vidare.
Skicka helst tisdag till torsdag. Måndagar är fulla av det som hänt under helgen, och fredagar läses med halva huvudet. Det är ingen exakt vetenskap, men det är ett bra utgångsläge att justera från när du ser dina egna svar.
Får du ett autosvar om frånvaro, vänta med nästa mejl till dagen efter att personen är tillbaka. Annars hamnar du längst ned i en inkorg som redan svämmat över.
Uppföljning ett: lägg till något, påminn inte
Det här är mejlet där de flesta går fel. De skriver att de "bara ville påminna" eller "flytta upp mejlet i inkorgen". Mottagaren får ingenting nytt, bara en känsla av att någon räknar dagar.
Gör i stället så här: svara i samma tråd, men ta en annan ingång till samma problem. Hade första mejlet handlat om kostnader i inköpsprocessen kan det andra handla om vem som brukar äga frågan i en verksamhet av er typ. Ett par meningar räcker.
Hej Anna, jag skrev i tisdags om hur ni hanterar offertförfrågningar när flera avdelningar är inblandade. Ofta fastnar sådana ärenden hos någon som inte äger beslutet. Är det ungefär så hos er, eller är det någon annan som driver frågan?
Notera frågan i slutet. Den går att besvara med en mening, och den kan leda dig till rätt person även om Anna inte är det.
Uppföljning två: gör det lätt att svara, även nej
Det sista mejlet ska vara kortast. Här ger du mottagaren tre vägar ut: ja, nej eller "prata med någon annan". Ingen av dem ska kräva att personen förklarar sig.
Hej Anna, jag stör inte mer efter det här. Om frågan inte är aktuell, säg gärna det, så stryker jag er. Och om någon annan på bolaget ansvarar för inköp av den här typen, vem ska jag höra av mig till?
Det kan se ut som att du ger upp, men tanken är den motsatta. När trycket försvinner blir det lättare att svara. Den som inte haft tid att engagera sig kan skriva "inte nu, hör av dig i vår", och då har du fått ett användbart besked.
Formuleringar som gör ett uppföljningsmejl till en ren påminnelse
Några fraser avslöjar direkt att inget nytt kommer. "Ville bara följa upp", "tänkte bara höra om du hunnit titta" och "flyttar upp det här" är de vanligaste. Byt dem mot något av följande:
- en konkret iakttagelse som hör till mottagarens bransch eller roll
- en fråga som är snävare än den första
- en annan person på bolaget som du föreslår att du pratar med
- ett tydligt slutdatum för din egen uppföljning
Håll ämnesraden oförändrad i tråden. Skriver du "Påminnelse:" eller "Sista chansen:" i ämnesraden lyfter du fram exakt det du försöker undvika.
Så skriver du uppföljningsmejl: längd, ton och när du ska stanna
Uppföljningen ska vara kortare än det första mejlet. Tre till fem meningar, helst ingen bilaga och sällan en länk. Bilagor och länkar ger både spamfilter och mottagare en anledning att tveka.
Tonen är densamma som i första mejlet: en kollega som skriver till en annan. Inga utropstecken, inga överdrifter. Skriv "hej" och förnamn, och signera med ditt eget namn, inte avdelningens.
Och läs inkorgen innan du skickar nästa mejl. Om någon svarat "inte nu" är sekvensen redan avslutad, även om dag 10 ännu inte kommit. Den som är på väg att svara och i samma stund får en uppföljning har fått ett dåligt intryck av dig.
När uppföljningen inte räcker
Ibland är det inte mejlen som är problemet. Nästan ingen svarar på något av dem, och då gäller det att ta ett steg tillbaka. Är målgruppen rätt avgränsad? Pratar du med den som faktiskt fattar beslutet? Kommer mejlen alls fram? Det sista kontrolleras genom SPF, DKIM och DMARC, som vi förklarar i en egen guide för dig som inte är tekniker.
Om du inte vet om kall e-post över huvud taget skulle fungera på just din marknad är det ett rimligt läge att ta ett samtal med någon utanför bolaget. Ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter räcker för att bedöma marknadens storlek och hur idealkunden går att nå.
Vad du gör med svaren som kommer
En sekvens är bara hälften av arbetet. När någon svarar "ja, berätta mer" eller "inte jag, men prata med Erik" ska du svara samma dag, med ett konkret förslag på tid i stället för en öppen fråga. Det är där många kalla mejl tappar farten. Hur svaren blir möten beskriver vi i guiden om mötesbokning.
Skriv upp vilka formuleringar som fått svar och vilka som inte gjort det. Efter ett tiotal kontakter har du ett eget underlag för vilket av de tre mejlen som faktiskt gör jobbet i just din målgrupp.
Börja med att öppna din senaste sekvens och leta efter varje mening som bara påminner. Ersätt den med en iakttagelse eller en smalare fråga, och sätt dag 4 och dag 10 i kalendern innan du skickar något.
Vanliga frågor
Hur många uppföljningsmejl ska jag skicka?
Två uppföljningar efter det första mejlet, alltså tre mejl totalt, är ett bra utgångsläge. Fler ger sällan fler svar, men ökar risken för irritation och skräpanmälningar.
Hur lång tid ska det gå mellan mejlen?
Vänta tre till fyra arbetsdagar efter det första mejlet och fem till sex arbetsdagar efter den första uppföljningen. Justera efter hur snabbt dina mottagare brukar svara.
Vad kan jag skriva i stället för "ville bara påminna"?
Lägg till något nytt: en iakttagelse från mottagarens bransch, en smalare fråga eller ett förslag att prata med en annan person på bolaget. Då har mejlet ett eget skäl att finnas.