Uteblivna möten: varför kunder inte dyker upp och vad du gör åt det
Ett bokat möte är inte ett genomfört möte. Så minskar du uteblivna möten med bättre kvalificering, bekräftelse, påminnelser och en agenda som gör det värt att komma.
Varför uteblivna möten uppstår
Uteblivna möten beror oftast på att mötet bokades för lätt: personen sa ja för att slippa säga nej, mötet har ingen tydlig nytta för dem, eller så glömdes det bort i en full kalender. Du minskar problemet genom att kvalificera före bokning, be om en bekräftelse, skicka påminnelser och ange en tydlig agenda.
Det låter enkelt. I praktiken märker du felet först när du sitter där med kameran på, tio minuter in i tiden, och väntar på någon som aldrig kommer. Din säljtid är borta, och värre: du vet inte om personen aldrig var intresserad eller bara hade en dålig tisdag.
Här handlar det om bokade säljmöten i B2B, alltså första samtalet efter en förfrågan eller ett mejlsvar. Interna möten och konferenser är en annan sak.
Vad som ligger bakom tomma stolar
Det finns några vanliga mönster, och de kräver olika åtgärder. Därför räcker det inte att bara skicka fler påminnelser.
Det artiga jaet. Mottagaren svarade "ja, gärna" på ett mejl för att det var enklast. Inget behov, ingen brådska. Kalenderinbjudan accepteras och glöms.
Fel person. Den som bokade har inte mandat eller ser ingen koppling till ditt erbjudande. Mötet hamnar långt ned på prioriteringslistan så fort något annat kommer in.
Tiden låg för långt fram. Ett möte som bokas tre veckor framåt har tre veckor på sig att tappa betydelse.
Oklar nytta. Inbjudan heter "Intro Bolag A och Bolag B". Vad ska personen få ut av det? Det framgår inte, och då är det lätt att välja bort.
Och ibland är orsaken banal: kalendern, tidszonen eller en länk som inte fungerade. Även det går att göra något åt.
Kvalificera innan du bokar
Den största hävstången ligger före bokningen. Ett möte med fel person går inte att rädda med påminnelser.
Ställ två frågor innan du lägger något i kalendern. Har personen rätt roll för att påverka beslutet? Och har hen själv sagt något som visar att problemet du beskriver är verkligt hos dem? Om svaret på den andra frågan bara är "hen var vänlig", vänta. Ställ en uppföljande fråga i stället för att skicka en inbjudan.
Vi har skrivit mer om hur du skiljer en verklig förfrågan från ren nyfikenhet i artikeln om kvalificerade leads, och om hur du når rätt roll i texten om att boka möten med beslutsfattare. Båda påverkar hur många som dyker upp, även om det inte låter så.
Om du funderar på att lämna bokningen till någon annan gäller samma sak. Det avgörande är vem som läser svaren och hur de bedömer dem. Hos oss läses alla svar och besvaras, och bara de som passar målgruppen och vill prata bokas in i kundens kalender, med en kort sammanfattning av vem personen är. Hur det går till kan du se under Så fungerar ModoLeads.
Så minskar du uteblivna möten med bekräftelse och påminnelser
När mötet är rimligt kvalificerat handlar det om rutin. Varje kontakt ska kännas som ett litet åtagande, inte som en automatisk rad i kalendern.
- Boka nära i tid. Föreslå en tid inom några dagar, inte nästa månad. Intresset brukar vara störst direkt efter svaret.
- Be om en bekräftelse, inte bara ett accepterat kalenderklick. Ett kort mejl som "Jag har satt av torsdag 10.00. Passar det fortfarande? Svara gärna med ett ja" gör att personen måste skriva något. Det är en mycket starkare signal än ett klick.
- Skicka en påminnelse dagen före. Kort, med tid, länk och en rad om vad ni ska prata om.
- Skicka en sista påminnelse strax före mötet. En rad räcker, med länken överst.
- Gör det enkelt att avboka eller flytta. Låter det konstigt? Det fungerar. Den som lätt kan flytta mötet flyttar det i stället för att utebli. Du får en ny tid och en person som faktiskt kommer.
Påminnelserna måste också nå fram. Hamnar inbjudan i skräpposten hjälper ingen rutin. Om det är ett återkommande problem, börja med orsakerna till att mejl hamnar i skräpposten.
En agenda som gör det värt att komma
Skriv mötets syfte så som mottagaren skulle beskriva det för en kollega. Inte "Presentation av våra tjänster", utan "Gå igenom hur ni i dag hanterar offertuppföljning och se om vi kan korta ledtiden".
Tre saker bör finnas i inbjudan: vad ni ska prata om, hur lång tid det tar och vad personen behöver ha med sig, om något. Ofta är det ingenting, och det är en fördel att säga det rakt ut.
Inbjudan är sista chansen att påminna mottagaren om varför hen sa ja.
Lägg gärna in en mening som knyter tillbaka till deras eget svar. Har de skrivit att uppföljningen är det som faller mellan stolarna, citera det. Då känns mötet som en fortsättning på ett samtal, inte som en ny punkt i en kalender.
När någon ändå uteblir
Det kommer att hända. Räkna med det och ha en plan, så att det inte blir en ny förlust.
Vänta ett par minuter och skicka sedan ett kort, vänligt mejl samma dag: "Vi missade varandra. Här är två nya förslag på tid om det fortfarande är aktuellt." Ingen anklagelse, ingen ton av besvikelse. Ofta hade personen helt enkelt en akut sak på det bokade klockslaget och uppskattar att slippa förklara sig.
Svarar de inte, ge det en uppföljning till efter några dagar och släpp sedan. En person som uteblir två gånger har gett dig ett svar. Hur uppföljningar bör se ut och vilket avstånd som är rimligt tar vi upp i guiden om uppföljningsmejl i B2B.
För anteckningar om varje uteblivet möte: vilket mejl bokades det via, vilken roll hade personen, hur långt fram låg mötet? Efter ett tag syns ett mönster, och det är oftast samma två eller tre orsaker som återkommer.
Börja med de senaste tomma mötena
Gå igenom de senaste mötena som inte blev av. Skriv bredvid varje: vem personen var, hur långt fram mötet låg och vad inbjudan sa. Troligen ser du ett mönster redan efter några rader. Ändra den punkten först, till exempel genom att korta tiden till mötet eller skriva om inbjudan, och mät sedan om fler dyker upp innan du justerar något mer.
Vanliga frågor
Hur många påminnelser bör jag skicka inför ett möte?
Två räcker oftast: en dagen före och en kort strax före mötet. Fler riskerar att kännas pressande. Viktigare än antalet är att du tidigt ber om ett kort ja som bekräftelse.
Ska jag boka mötet direkt när någon visar intresse?
Boka snabbt, men först när du vet att personen har rätt roll och ett verkligt behov. Är du osäker, ställ en kort fråga först. Ett möte som bokas för tidigt blir lättare ett uteblivet möte.
Vad gör jag när någon uteblir från ett möte?
Skicka ett vänligt mejl samma dag med två nya tidsförslag, utan anklagelser. Ge det en uppföljning efter några dagar. Uteblir personen igen är det rimligt att släppa kontakten.